Viele Unternehmen verfügen nach wie vor nicht über ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten. Behörden reagieren darauf mit Anordnungen und Bußgeldern, eine Praxis, die bereits von der Rechtsprechung bestätigt wurde.
Der Satz „Wir machen das, sobald der Gesetzgeber Klarheit schafft“ wurde im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung erstaunlich lange als Begründung angeführt. Verständlich ist dies, da im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bis heute keine explizite allgemeine „Stechuhrpflicht“ verankert ist. Viele Unternehmen folgerten daraus, die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems noch hinauszögern zu können.
Die tatsächliche Situation spielt sich jedoch nicht im Bundestag ab, sondern bei den Aufsichtsbehörden – und mittlerweile auch vor den Verwaltungsgerichten. Spätestens seit dem Urteil des Verwaltungsgerichts (VG) Hamburg vom 21. August 2024 (Az. 15 K 964/24) ist klar erkennbar: Die Behörden sind befugt, die Arbeitszeiterfassung verbindlich anzuordnen. Das Gericht bestätigte diese zunehmend praktizierte Vollzugspraxis nicht nur in Hamburg, sondern auch in weiteren Fällen ausdrücklich.
Die Zuständigkeit für solche Verfahren liegt bei den Verwaltungsgerichten, da die Aufsichtsbehörden – meist die Gewerbeaufsichtsämter – durch Verwaltungsakte und deren Vollstreckung handeln.
Doch warum ist die Erfassung der Arbeitszeiten überhaupt erforderlich?
Zwei Entscheidungen, eine Verpflichtung: EuGH 2019 und BAG 2022
Der Ausgangspunkt liegt auf europäischer Ebene: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) stellte in der Entscheidung CCOO/Deutsche Bank (Urteil vom 14.05.2019, Az. C-55/18) klar, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit sowie Ruhe- und Höchstarbeitszeiten kontrollierbar sind.
Deutschland hat hierfür bisher keine eigene gesetzliche Regelung geschaffen – was etwa durch eine neue Generalklausel im ArbZG möglich wäre. Da es kein ausdrückliches Gesetz gibt, leitete das Bundesarbeitsgericht (BAG) die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus dem Arbeitsschutzrecht ab. Im Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) heißt es zentral: Arbeitgeber sind gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen, sofern keine unionsrechtlich zulässige Ausnahme greift.
Spannend wird es jetzt: Selbst das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) beschreibt diese Rechtslage in seinen FAQ inzwischen eindeutig – es besteht eine Pflicht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung aufgrund einer unionskonformen Auslegung des ArbSchG.
Vollzug statt Gesetzgebung – verbunden mit hohen Bußgeldern
Die entscheidende Frage für Unternehmen lautet weniger „Besteht die Pflicht?“ als vielmehr: Was passiert, wenn wir nicht erfassen? Die Praxis der Behörden hat sich hierbei deutlich verändert. Die Arbeitszeiterfassung wird zunehmend als Arbeitsschutzthema behandelt und mit entsprechenden Vollzugsmaßnahmen durchgesetzt – ganz im Sinne der BAG-Rechtsprechung.
Die Auslöser für behördliches Handeln können unscheinbar sein: eine (auch anonyme) Beschwerde von ehemaligen oder aktuellen Mitarbeitenden oder Betriebsräten, eine Kontrolle, Auffälligkeiten bei Ruhezeiten oder schlicht der Eindruck, dass ohne Aufzeichnungen eine Überprüfung der ArbZG-Vorgaben kaum möglich ist.
VG Hamburg 2024: Behörden dürfen anordnen – ein neues Gesetz ist nicht erforderlich
Das Urteil des VG Hamburg vermittelt anschaulich die neue Praxis, die Unternehmen unbedingt kennen sollten. Im konkreten Fall ordnete die Behörde unter anderem an,
- Arbeitszeitaufzeichnungen für bestimmte Monate vorzulegen (unter Verweis auf § 17 Abs. 1 und 4 ArbZG), sowie
- künftig die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten nachvollziehbar zu dokumentieren; Mindestanforderung: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit (unter Bezugnahme auf den BAG-Beschluss – zunächst noch ohne Bußgeldandrohung).
Ein Bußgeld wurde in diesem Fall noch nicht verhängt. Bei Wiederholung oder Nichtumsetzung der Anordnungen sind Bußgelder jedoch üblich.
Der Kern der Entscheidung liegt in der öffentlich-rechtlichen Durchsetzbarkeit: Das VG Hamburg stützt die Anordnung auf § 22 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 ArbSchG, wonach alle Maßnahmen zur Durchsetzung der Arbeitgeberpflichten aus §§ 3 bis 14 ArbSchG ergriffen werden können.
Besonders praxisrelevant ist dabei: Für diese Generalklausel ist keine konkrete Gefahr für Leben oder Gesundheit notwendig; sie dient vielmehr dazu, bevorstehende oder andauernde Verstöße zu beseitigen. Das VG stellt ausdrücklich fest, dass keine weitere gesetzliche Konkretisierung oder Klarstellung erforderlich ist. Mit anderen Worten: Die Rechtslage ist eindeutig – Arbeitszeiten müssen erfasst werden.
Damit ist auch in der Praxis eine klare Leitlinie gesetzt: Unternehmen können sich nicht mehr darauf berufen, dass das ArbZG noch nicht angepasst oder modernisiert wurde. Die Pflicht wird bei Bedarf per Bescheid „vollziehbar gemacht“.
Welche Konsequenzen drohen bei fehlender Zeiterfassung?
Unternehmen riskieren bei Nicht-Erfassung ihrer Arbeitszeiten drei Eskalationsstufen:
Stufe 1: Kontrolle, Auskunftspflicht und Datenvorlage
Schon das erste behördliche Einschreiten ist für Geschäftsleitungen unangenehm – insbesondere weil viele sich über Rechtslage und Risiken nicht im Klaren sind. Häufig wird das Ausmaß erst mit dem behördlichen Schreiben wirklich bewusst: Innerhalb kurzer Fristen müssen Ansprechpartner benannt, Daten recherchiert und interne Abstimmungen getroffen werden. Im Hamburger Fall verlangte die Behörde konkrete Aufzeichnungen über mehrere vergangene Monate sowie künftige Dokumentationen.
Stufe 2: Bußgelder nach behördlicher Anordnung
Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass ohne ausdrückliche Bußgeldnorm keine Sanktionen drohen würden. Tatsächlich kann jedoch eine behördliche Anordnung ergehen; wird diese missachtet, greifen die Bußgeldvorschriften des ArbSchG (§ 25 Abs. 2). Je nach Verstoß sind empfindliche Geldbußen möglich.
Die Höhe der Bußgelder lässt sich anhand eines Bußgeldkatalogs berechnen.
Wer nach Kenntnis dieses Katalogs das Thema weiterhin ignoriert mit dem Argument „Es gibt kein Gesetz“, benötigt bald einen weiteren Anwalt – einen guten Strafrechtler.
Stufe 3: Versteckte Kosten durch Prozesse, Governance-Probleme und Reputationsrisiken
Die teuersten Folgen stehen häufig nicht im Bescheid selbst: Ohne verlässliche Arbeitszeitdaten wird die Einhaltung des ArbZG schwer kontrollierbar. Unternehmen müssen Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten, „Off-the-clock work“, Nachträge oder mobile Arbeit nachvollziehen können. Zudem fehlt bei Streitigkeiten über Überstunden oder Vergütung ohne Zeiterfassung das wichtigste Beweismaterial für den Sachvortrag – ein weiterer Grund für eine sorgfältige Erfassung.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich
Weder EuGH noch BAG untersagen flexible Modelle grundsätzlich. Entscheidend ist jedoch Messbarkeit zur Sicherstellung des Arbeitsschutzes und seiner Kontrolle. Deshalb betont das VG Hamburg den Gestaltungsspielraum: Es wird keine bestimmte Software vorgeschrieben; gefordert wird lediglich die Erfüllung der Pflicht (Mindestinhalte: Beginn, Ende und Dauer).
Dies ist besonders relevant für Vertrauensarbeitszeitmodelle: Nur weil Mitarbeitende ihre Zeiten frei gestalten dürfen, entbindet dies Verantwortliche nicht von der Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben.
Empfehlungen für Unternehmen
Arbeitgebende sollten die Vorgaben von EuGH, BAG und BMAS aktiv umsetzen, um den Arbeitsschutz ihrer Beschäftigten zu gewährleisten und drohenden Bußgeldern vorzubeugen.
Jedes Unternehmen sollte ein System etablieren, das zur betrieblichen Realität passt (etwa Schichtarbeit, Außendienst oder mobile Arbeit) und die Mindestanforderungen erfüllt (Erfassung von Beginn, Ende und Pausen).
Dabei muss auch die Governance geregelt sein: Mitarbeitende benötigen Möglichkeiten zur Korrektur ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen; Pausenzeiten müssen bekannt sein und unternehmensspezifisch funktionieren. Zuständigkeiten sollten klar verteilt sein – statt HR allein sollte auch Führungskräften eine Kontrollfunktion zukommen. Zudem ist eine transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens essenziell: Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende müssen nicht nur über Vorgaben informiert sein, sondern diese auch leben.
Außerdem sollten Betriebe auf mögliche behördliche Anfragen vorbereitet sein – intern muss geklärt werden, wer auf Auskunftsersuchen reagiert, wo Daten gespeichert sind und wie schnell sie bereitgestellt werden können.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keineswegs neu – neu ist jedoch ihre konsequente Durchsetzung sowie die ausdrückliche Unterstützung durch Gerichte wie das VG Hamburg. Wer jetzt ordnungsgemäß umstellt, bewahrt sich Gestaltungsspielräume; wer abwartet, riskiert eine zwangsweise Anordnung mit Fristen und Nachweispflichten sowie einen Bußgeldwegfallschirm mit realistischen und teuren Konsequenzen.
